Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

 

Animalerie Lamifidel - 1295 Avenue du Pont sud, Alma

www.lamifidel.net

 

Préambule

Devant le développement des nouveaux outils de communication, il nous est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. C’est pourquoi nous nous engageons à respecter les dispositions de la Loi 25, qui protège la vie privée des québécois.

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Encadrement applicable à la collecte, la conservation et à la destruction des renseignements personnels

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Personne responsable

Monsieur Roger Gaudreault est le responsable de la protection des renseignements personnels dans notre entreprise. Vous pouvez facilement le contacter par les moyens suivants:

• Par téléphone: 418-668-0117

• Par courriel: info@lamifidel.net

• Par fax: 418-668-2398

• Par la poste: 1295, avenue du Pont sud, Alma, Québec, G8B2V6

 

Collecte des renseignements personnels

Nous collectons les renseignements suivants:

• Nom et prénom

• Numéro de téléphone

• Adresse électronique

• Adresse postale

• Nom d’utilisateur Facebook

 

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers de formulaires et grâce à l'interactivité établie entre vous et notre site Web, ou entre vous et un commis du commerce.

 

Aux termes de la Loi 25, le consentement de tout mineur de moins de 14 ans doit être donné par le titulaire de l’autorité parentale ou un tuteur.

 

​En plus de ce qui est cité plus haut, nous collectons auprès de nos employés les renseignements suivants: Numéro d’assurance sociale, Date de naissance, État civil, Numéros bancaires.

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Formulaires et interactivité

Les renseignements personnels sont collectés par le biais de formulaires, à savoir :

• Formulaire d'inscription au site Web

• Sondage d'opinion

• Concours

• Cartes de fidélisation

• Commandes spéciales

• Demande à être avisé quand un produit revient en stock

 

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

Contact: nous pouvons vous contacter si nous avons besoin d’informations de votre part qui nous semblent nécessaires au bon fonctionnement de notre site web, si vous devenez le Candidat Sélectionné lors de nos concours, si nous avons besoin d'informations concernant votre carte de fidélisation, pour vous indiquer qu'un commande spéciale est arrivée en magasin, ou vous aviser qu'un article est revenu en stock.

 

Promotions: nous pouvons vous contacter au moyen d’une info-lettre, envoyée par courriel. Nous nous engageons à utiliser ce procédé de manière responsable.

 

Cartes de fidélisation: Ces cartes, une fois complétées, sont remises au représentant de l’entreprise qui offre le produit gratuit ou à rabais. Les informations collectées sont alors données à cette entreprise.

 

Statistiques: les renseignements collectés, une fois anonymisés, peuvent être agrégés pour un usage interne.

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Paie: Les informations concernant les employés de l’entreprise sont utilisées pour le bon fonctionnement de la paie et des remises gouvernementales.

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Droit d’opposition et de retrait

Nous nous engageons à vous offrir un droit d'opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels.

• Le droit d'opposition s'entend comme étant la possibilité offerte aux consommateurs de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.

• Le droit de retrait s'entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.

 

Pour pouvoir exercer ces droits, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels.

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Droit à la cessation de la diffusion, à la réindexation ou à la désindexation (ou droit à l'oubli)

Le droit à l'oubli s'entend comme étant la possibilité au consommateur de demander à notre entreprise de cesser de diffuser ses renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à son nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion lui cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli). Pour exercer ce droit, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels.

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Droit d'accès

Nous nous engageons à reconnaître un droit d'accès et de rectification aux personnes concernées désireuses de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant. Pour exercer ce droit, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels.

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Encadrement des renseignements collectés

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés dans un endroit sécurisé, hors d’atteinte des clients. Voici les lieux où sont stockées ces informations et comment elles sont traitées:

• Les cartes de fidélisation sont conservées dans le tiroir prévu à cet effet, derrière la caisse. Les cartes remplies seront déposées dans le classeur prévu à cet effet au poste de réception, où elles seront remises au représentant concerné.

• Les Post-It utilisés pour noter nom et adresse d’un consommateur lors d’une commande sont affichés dans l’un de ces endroits seulement:

  • le tableau d’affichage dans le bureau de l’administration;

  • le tableau d’affichage au poste de réception;

  • derrière la porte d’une armoire dans l’animalerie;

  • sur les produits en commande spéciale, rangés sur la tablette dans la zone de réception.

• Parfois les renseignements personnels sont notés dans la mémoire interne du téléphone d’un employé, afin de lui permettre de communiquer directement avec la personne concernée sur des sujets concernant l’entreprise.

• Les renseignements concernant les employés de l’entreprise sont stockés dans le logiciel Acomba, sauvegardées dans Google Drive (drive.google.com) et dans Spanning Backup (spanning.com).

 

Destruction des renseignements collectés

À l'exception des cartes de fidélisation, tous les autres renseignements personnels en notre possession doivent être rapidement détruits dès que leur conservation devient inutile: les papiers doivent être déchirés avant d’être mis au recyclage, les informations en mémoire doivent être effacées.

 

Les informations personnelles des employés de l’entreprise sont conservées dans le logiciel Acomba pour une période de deux ans suivant leur départ de l’entreprise, puis détruites automatiquement. Les sauvegardes de la paie sont conservées pour une période de sept ans avant destruction, tel que demandé par la Loi.

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Rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements

Tous ceux qui travaillent dans une entreprise au Québec sont tenus à la confidentialité des renseignements personnels recueillis lors de leur travail. Il est du devoir de chacun de protéger et préserver ces renseignements, nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Pour ce faire vous devez:

• conserver toute information confidentielle hors de portée des clients;

• déplacer toute information vers l’endroit approprié, tel que décrit dans la section Encadrement;

• remettre à la direction toute information dont vous ne savez que faire;

• détruire toute information dont la conservation devient inutile;

• anonymiser toute information qui servira à établir des statistiques;

• ne pas consulter les données personnelles des autres employés;

• remplir un rapport dans le Registre des Incidents de Confidentialité si un bris de confidentialité est constaté.

 

Traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Toute personne qui croit que notre entreprise a recueilli, utilisé ou divulgué des renseignements personnels qui le concernent en contravention des lois sur la protection de la vie privée devrait s’adresser par téléphone, par écrit ou en personne avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour tenter de résoudre le différend. Si le particulier ne peut s’entendre avec le représentant, il peut déposer une plainte concernant la vie privée auprès de la direction de l’entreprise.

 

La direction, suite au dépôt de la plainte, devra déterminer si la plainte est recevable. Elle pourra alors soit rejeter la plainte, tenter de régler à l’amiable ou effectuer une enquête.

 

Le responsable de la protection de la vie privée qui effectue une enquête devra vérifier le Registre des Incidents de Confidentialité, déterminer ce qui a causé la plainte, si des gens ont agi en contradiction avec cette politique, ce qui aurait dû être fait afin d’éviter la plainte, et quels préjudices ont subi les parties. Dans sa conclusion, il devra présenter des actions préventives et correctives. Des actions coercitives peuvent être prises contre des employés qui n’ont pas respecté le caractère confidentiel des informations.

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Mesures de protection des renseignements personnels

Toutes les données électroniques seront stockées uniquement sur des dispositifs protégés par un mot de passe. Les postes de travail sur lesquels les données sont stockées sont restreints à certaines personnes. Voir la politique prévue à cet effet.

 

Les renseignements inscrits sur des Post-It ou similaires doivent être épinglés uniquement aux endroits prévus dans la section Encadrement de cette politique.

 

Toute autre information non reliée à un produit ou dont on ne connaît pas l’utilité devra être remise immédiatement à la direction. 

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​Mis à jour le 24 janvier 2024